Privatligvspolitik for Den Frie Rådgivning

Nedenstående vil være en gennemgang af, hvordan Den Frie Rådgivning behandler personoplysninger på medlemmer, frivillige, ansatte, brugere og samarbejdspartnere. Det vil være delt op i fire afsnit, da behandlingen af oplysninger er forskellig i hver gruppe.

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Oplysninger om medlemmer:

• Almindelige personoplysninger: kontaktoplysninger som navn, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsår, mailadresse

2. Oplysninger om frivillige:

• Almindelige personoplysninger:
  • Kontaktoplysninger som navn, telefonnummer og mailadresser
  • Oplysninger om hvilken type af frivillig vedkommende har meldt sig som (Åben Rådgivning, PROP, Bestyrelse, Udvalg eller administrativt arbejde)
  • Uddannelse
  • Hvilke sprog, de taler
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • CPR-nummer
  • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af straffeattest
• Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer (i forbindelse med bestyrelsesmedlemmer)

3. Oplysninger om ansatte og praktikanter

Ansættelserne i Den Frie Rådgivning varetages af UngOdense, hvorfor løn, bankoplysninger mm. ikke behandles i Den Frie Rådgivning. Følgende oplysning behandles i Den Frie Rådgivning:

Fuldtidsansatte og studentermedhjælper

• Almindelige personoplysninger:
  • Kontaktoplysninger som navn, telefonnummer og mailadresser

• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • Billeder

Virksomhedspraktikanter og praktikanter i forbindelse med uddannelse

• Almindelige personoplysninger:
  • Kontaktoplysninger som navn, telefonnummer og mailadresser

• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • Billeder
  • CPR-nummer
  • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest og straffeattest

4. Oplysninger om brugere

Brugere i Åben Rådgivning

• Almindelige personoplysninger:
  • Fornavn, fødselsdag, postnummer, oprindelsesland, køn, kendskab til Den Frie Rådgivning,

• I nogle tilfælde personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • Oplysninger om hvad brugeren fik hjælp til (Personfølsomme oplysninger kan forefindes i sags-beskrivelsen i tilfælde, hvor de har betydning for, hvordan sagen kan løses (herunder helbredsoplysninger, religiøs orientering, skatte- eller bankoplysninger og lignede). Vi bestræber os på formålsbegrænsning ved behandling af sådanne data. I tilfælde hvor vi opbevarer og behandler data sker det efter skriftlig samtykke med brugeren).
  • evt. billeder

Brugere i PROP

• Almindelige personoplysninger:
  • Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, oprindelsesland, køn, kendskab til Den Frie Rådgivning

• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • CPR-nummer
  • Oplysninger om hvad brugeren fik hjælp til (Personfølsomme oplysninger kan forefindes i sags-beskrivelsen i tilfælde, hvor de har betydning for, hvordan sagen kan løses (herunder helbredsoplysninger, religiøs orientering, skatte- eller bankoplysninger og lignede). Vi bestræber os på formålsbegrænsning ved behandling af sådanne data. I tilfælde hvor vi opbevarer og behandler data sker det efter skriftlig samtykke med borgeren).
  • Økonomiske forhold
  • Kundeforhold
  • Fuldmagter til indhentelse af personoplysninger (I den periode som brugere er tilknyttet os giver brugere os ret til at indhente oplysningerne på dem. Formålsbegrænsning guider indhentning af oplysninger. Efter rådgivningsforløbets afslutning tilbageleveres eller destrueres oplysninger på brugeren).
  • Evt. billeder

5. Oplysninger om samarbejdspartnere

• Almindelige personoplysninger:
  • Navn, mailadresse, telefonnummer, professionelle status
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • Evt. billeder

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler de af dine personoplysninger som nævnt ovenfor til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

• At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
• At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:

• At varetage medlemsforhold, herunder medlemskommunikation, medlemsaktiviteter og generalforsamlinger
• At opbevare situationsbilleder og portrætbilleder til visuel intern og ekstern kommunikation om foreningens aktiviteter og virke (Billeder anvendes kun med samtykke fra identificerbare personer på pågældende billeder)
• At administrere medlemmets relation til foreningen

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:

• At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen, herunder arbejdsrelateret kontakt
• At indhente personoplysninger i forbindelse med indgåelse af frivilligkontrakt
• At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling
• At opfylde lovgivningen, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige, der arbejder med børn under 15 år)
• At administrere den frivilliges relation til foreningen
• At fremvise et portrætbillede til offentlig team/medarbejderoversigt
• At opbevare situationsbilleder og portrætbilleder til visuel intern og ekstern kommunikation om foreningens aktiviteter og virke (billeder anvendes kun med samtykke fra identificerbare personer på pågældende billeder)

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens ansatte og praktikanter er:

• At vi kan koordinere og håndtere ansattes opgaver i foreningen, herunder også kommunikation med hjemmet i ekstraordinære situationer (fx ulykke, presserende sager)
• At fremvise et portrætbillede til offentlig team/medarbejderoversigt
• At opbevare situationsbilleder og portrætbilleder til visuel intern og ekstern kommunikation om foreningens aktiviteter og virke (billeder anvendes kun med samtykke fra identificerbare personer på pågældende billeder)
• At opbevare personoplysninger i forbindelse med indgåelse af praktikaftale og hjælpe til, at praktikanten har en gældende praktikkontrakt i overensstemmelse med uddannelsesstedets krav
• At opfylde lovgivningen, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på praktikanter, der arbejder med børn under 15 år)

Formålene med at behandle oplysninger om brugerne er:

Brugere i Åben Rådgivning

• At sikre at længerevarende sager kan overdrages og genoptages mellem rådgivningsgange med fokus på afklaring af brugerens problematik og respekt for brugerens situation.
• At vi kan dokumentere og kontrollere at specifikke sager forløber i overensstemmelse med foreningens vision, mission og værdier

• At vi kan analysere tendenser i rådgivningen og tilpasse vores tilbud til de behov vi ser
• At opbevare situationsbilleder og portrætbilleder til visuel intern og ekstern kommunikation om foreningens aktiviteter og virke (billeder anvendes kun med samtykke fra identificerbare personer på pågældende billeder)

Brugere i PROP

• At vi kan indhente oplysninger i relation til udarbejdelse af økonomisk overblik, budget, forhandling med kreditorer og lignende, samt rådgivningsrelateret kendskab til privatøkonomiske forhold
• At vi løbende kan koordinere aftaler i rådgivningsforløbet med brugeren
• At sikre længerevarende sager kan overdrages og genoptages mellem rådgivningsgange med fokus på afklaring og respekt for brugerens situation
• At vi kan dokumentere og kontrollere at specifikke sager forløber i overensstemmelse med foreningens vision, mission og værdier
• Samme oplysninger giver os muligheden for at analysere tendenser i rådgivningen og tilpasse vores tilbud til de behov vi ser
• At opbevare situationsbilleder og portrætbilleder til visuel intern og ekstern kommunikation om foreningens aktiviteter og virke (billeder anvendes kun med samtykke fra identificerbare personer på pågældende billeder)

Formålene med at behandle oplysninger om samarbejdspartnere er:

• Administration af foreningens eksterne relationer, herunder fx indberetning og kommunikation med kommunen eller andre aktører
• At opbevare situationsbilleder og portrætbilleder til visuel intern og ekstern kommunikation om foreningens aktiviteter og virke (billeder anvendes kun med samtykke fra identificerbare personer på pågældende billeder)

I det omfang vi behandler dine oplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

• At håndtere dine rettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
• At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen  
• At kunne hjælpe med at løse en konkret sag
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
• At videregive de frivilliges personoplysninger i forbindelse indhentelse af børneattest, dette sker kun ved den frivilliges samtykke
• Evt. at videregive brugernes personoplysninger i forbindelse med løsning af en sag, dette sker kun ved brugerens samtykke