PRIVATLIVSPOLITIK FOR DEN FRIE RÅDGIVNING

Den Frie Rådgivning behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Foreningen behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og sletter oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når nogen beder os om det.

VI ER ANSVARLIGE FOR BEHANDLING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Den Frie Rådgivning er dataansvarlig, og sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:

Kontaktperson: Sara Malmos Lauritsen

Adresse: Vollsmose Allé 20, 5240 Odense NØ

CVR: 35308202

Telefonnr.: 2132 7236

Mail: sara.malmos@appsodense.dk

Hjemmeside: http://www.dfr-odense.dk/

BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

Nedenstående vil være en gennemgang af, hvordan Den Frie Rådgivning behandler personoplysninger på medlemmer, frivillige, ansatte, brugere og samarbejdspartnere. Det vil være delt op i fire afsnit, da behandlingen af oplysninger er forskellig i hver gruppe.

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Oplysninger om medlemmer:

  • Almindelige personoplysninger: kontaktoplysninger som navn, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsår, mailadresse

2. Oplysninger om frivillige:

  • Almindelige personoplysninger:
    • Kontaktoplysninger som navn, telefonnummer og mailadresser
    • Oplysninger om hvilken type af frivillig vedkommende har meldt sig som (Åben Rådgivning, PROP, Bestyrelse, Udvalg eller administrativt arbejde)
    • Uddannelse
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • CPR-nummer
    • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest og straffeattest
  • Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer (i forbindelse med bestyrelsesmedlemmer)

3. Oplysninger om ansatte og praktikanter

Ansættelserne i Den Frie Rådgivning varetages af UngOdense, hvorfor løn, bankoplysninger mm. ikke behandles i Den Frie Rådgivning. Følgende oplysning behandles i Den Frie Rådgivning:

Fuldtidsansatte og studentermedhjælper

  • Almindelige personoplysninger:
    • Kontaktoplysninger som navn, telefonnummer og mailadresser
    • Billeder

Virksomhedspraktikanter og praktikanter i forbindelse med uddannelse

  • Almindelige personoplysninger:
    • Kontaktoplysninger som navn, telefonnummer og mailadresser
    • Billeder
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • CPR-nummer
    • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest og straffeattest

4. Oplysninger om brugere

Brugere i Åben Rådgivning

  • Almindelige personoplysninger:
    • Fornavn, fødselsdag, postnummer, oprindelsesland, køn, kendskab til Den Frie Rådgivning, evt. billeder
  • I nogle tilfælde personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • Oplysninger om hvad brugeren fik hjælp til (Personfølsomme oplysninger kan forefindes i sags-beskrivelsen i tilfælde, hvor de har betydning for, hvordan sagen kan løses (herunder helbredsoplysninger, religiøs orientering, skatte- eller bankoplysninger og lignede). Vi bestræber os på formålsbegrænsning ved behandling af sådanne data. I tilfælde hvor vi opbevarer og behandler data sker det efter skriftlig samtykke med brugeren).

Brugere i PROP

  • Almindelige personoplysninger:
    • Navn, cpr. nr., adresse, e-mail, telefonnummer, oprindelsesland, køn, kendskab til Den Frie Rådgivning, evt. billeder
  • I nogle tilfælde personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • Oplysninger om hvad brugeren fik hjælp til (Personfølsomme oplysninger kan forefindes i sags-beskrivelsen i tilfælde, hvor de har betydning for, hvordan sagen kan løses (herunder helbredsoplysninger, religiøs orientering, skatte- eller bankoplysninger og lignede). Vi bestræber os på formålsbegrænsning ved behandling af sådanne data. I tilfælde hvor vi opbevarer og behandler data sker det efter skriftlig samtykke med borgeren).
    • Økonomiske forhold
  • Kundeforhold
  • Fuldmagter til indhentelse af personoplysninger (I den periode som brugere er tilknyttet os giver brugere os ret til at indhente oplysningerne på dem. Formålsbegrænsning guider indhentning af oplysninger. Efter rådgivningsforløbets afslutning tilbageleveres eller destrueres oplysninger på brugeren).

5. Oplysninger om samarbejdspartnere

  • Almindelige personoplysninger:
    • Navn, mailadresse, telefonnummer, professionelle status
    • Evt billeder

For yderligere uddybning se Fortegnelse for Den Frie Rådgivning

HER INDSAMLER VI OPLYSNINGER FRA

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx:

  • Offentlige myndigheder, fx nødvendige skatteoplysninger, oplysninger om opholdsgrundlag eller lignede. 
  • Sociale medier eller andre kanaler som er offentligt tilgængelige

FORENINGENS FORMÅL MED BEHANDLING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

  • At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
  • At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
  • At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
  • At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:

  • At varetage medlemsforhold, herunder medlemskommunikation, medlemsaktiviteter og generalforsamlinger
  • At opbevare situationsbilleder og portrætbilleder til visuel intern og ekstern kommunikation om foreningens aktiviteter og virke (Billeder anvendes kun med samtykke fra identificerbare personer på pågældende billeder)
  • At administrere medlemmets relation til foreningen

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:

  • At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen, herunder arbejdsrelateret kontakt
  • At indhente personoplysninger i forbindelse med indgåelse af frivilligkontrakt
  • At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling
  • At opfylde lovgivningen, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige, der arbejder med børn under 15 år)
  • At administrere den frivilliges relation til foreningen
  • At fremvise et portrætbillede til offentlig team/medarbejderoversigt
  • At opbevare situationsbilleder og portrætbilleder til visuel intern og ekstern kommunikation om foreningens aktiviteter og virke (billeder anvendes kun med samtykke fra identificerbare personer på pågældende billeder)

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens ansatte og praktikanter er:

  • At vi kan koordinere og håndtere ansattes opgaver i foreningen, herunder også kommunikation med hjemmet i ekstraordinære situationer (fx ulykke, presserende sager)
  • At fremvise et portrætbillede til offentlig team/medarbejderoversigt
  • At opbevare situationsbilleder og portrætbilleder til visuel intern og ekstern kommunikation om foreningens aktiviteter og virke (billeder anvendes kun med samtykke fra identificerbare personer på pågældende billeder)
  • At opbevare personoplysninger i forbindelse med indgåelse af praktikaftale og hjælpe til, at praktikanten har en gældende praktikkontrakt i overensstemmelse med uddannelsesstedets krav
  • At opfylde lovgivningen, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på praktikanter, der arbejder med børn under 15 år)

Formålene med at behandle oplysninger om brugerne er:

Brugere i Åben Rådgivning

  • At sikre at længerevarende sager kan overdrages og genoptages mellem rådgivningsgange med fokus på afklaring af brugerens problematik og respekt for brugerens situation.
  • At vi kan dokumentere og kontrollere at specifikke sager forløber i overensstemmelse med foreningens vision, mission og værdier
  • At vi kan analysere tendenser i rådgivningen og tilpasse vores tilbud til de behov vi ser
  • At opbevare situationsbilleder og portrætbilleder til visuel intern og ekstern kommunikation om foreningens aktiviteter og virke (billeder anvendes kun med samtykke fra identificerbare personer på pågældende billeder)

Brugere i PROP

  • At vi kan indhente oplysninger i relation til udarbejdelse af økonomisk overblik, budget, forhandling med kreditorer og lignende, samt rådgivningsrelateret kendskab til privatøkonomiske forhold
  • At vi løbende kan koordinere aftaler i rådgivningsforløbet med brugeren
  • At sikre længerevarende sager kan overdrages og genoptages mellem rådgivningsgange med fokus på afklaring og respekt for brugerens situation
  • At vi kan dokumentere og kontrollere at specifikke sager forløber i overensstemmelse med foreningens vision, mission og værdier
  • Samme oplysninger giver os muligheden for at analysere tendenser i rådgivningen og tilpasse vores tilbud til de behov vi ser
  • At opbevare situationsbilleder og portrætbilleder til visuel intern og ekstern kommunikation om foreningens aktiviteter og virke (billeder anvendes kun med samtykke fra identificerbare personer på pågældende billeder)

Formålene med at behandle oplysninger om samarbejdspartnere er:

  • Administration af foreningens eksterne relationer, herunder fx indberetning og kommunikation med kommunen eller andre aktører
  • At opbevare situationsbilleder og portrætbilleder til visuel intern og ekstern kommunikation om foreningens aktiviteter og virke (billeder anvendes kun med samtykke fra identificerbare personer på pågældende billeder)

VI BEHANDLER KUN PERSONOPLYSNINGER UD FRA LEGITIME INTERESSER

I det omfang vi behandler dine oplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

  • At håndtere dine rettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
  • At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
  • At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen  
  • At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
  • At videregive de frivilliges personoplysninger i forbindelse indhentelse af børneattest
  • Evt. at videregive brugernes personoplysninger i forbindelse med løsning af en sag

SAMTYKKE

Når vi behandler oplysninger om dig sker det kun ved dit samtykke. Når vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

VIDEREGIVELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Vi videregiver ikke oplysninger om dig uden dit samtykke. 

OPBEVARING OG SLETNING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig, som ansat, som bruger eller som samarbejdspartner:

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig ved ophørt medlemskab.

Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig ved ophør som frivillig. Vi gemmer dog kontaktoplysninger om dig i fem år i vores registreringssystem Deltaplan.

Ansatte og praktikanter: Vi sletter oplysninger om dig ved ophør som ansat eller praktikant.

Brugere: Vi sletter oplysninger, der er ældre end 2 år plus det indeværende år

Samarbejdspartnere: Vi sletter ikke oplysninger på samarbejdspartnere

Se ”procedure for sletning af oplysninger” for mere detaljeret gennemgang

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

  • Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
  • Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
  • Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken. 

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger.

REVISION AF PRIVATLIVSPOLITIKKEN

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

Dato for seneste ajourføring af dokumentet: 03-07-2019